引言：在错综复杂的国际贸易中，一份关键文件常成为订单成败的隐形推手。某浙江五金出口商曾因 PI（形式发票）中的付款条款模糊，导致15万美元货款延迟3个月收回，险些引发资金链危机。作为国际贸易流程中的基石性文件，PI直接关系到订单确认、款项安全与后续清关，是B2B外贸商家必须掌握的核心工具。
一、PI是什么？
1. 全称与定义
(1) 全称：Proforma Invoice (形式发票)
(2) 定义：出口商在货物发运或正式合同签订前，预先开具给进口商的非正式、估算性质发票，核心功能是清晰列明拟交易商品的关键信息、交易条款及预估费用。
2. 核心目的与属性
(1) 交易蓝图：买卖双方就交易细节（品名、规格、数量、单价、付款方式等）达成初步共识的书面证明。
(2) “形式”属性：不具备最终税务结算效力，本质是具有临时法律效力的报价确认文件。
(3) 约束力关键：进口商接受PI（如书面确认或支付定金）后，即成为约束双方履行合同义务的依据。
二、PI在外贸流程中的作用
1. 正式交易确认的基石
在正式合同签署前，PI是买方采购决策和卖方备货生产的直接依据。其条款明确性直接决定订单能否启动，例如定金支付条款将触发实际生产流程。
2. 进口清关与许可申请的通行证
(1) 申请进口许可证：中东、非洲等多国海关要求凭PI申请进口许可。
(2) 外汇审批依据：中国等外汇管制国家需PI办理购汇审批。
(3) 信用证开立基础：银行依据PI审核交易真实性并开立信用证。
3. 预付款/定金的法定凭证
PI中明确的定金比例（如30% T/T）是买方付款的直接法律依据，也是卖方启动生产的先决条件。
4. 厘清责任的关键证据
将口头协商的包装要求、验货标准等细节书面化，避免后续纠纷。某深圳电子企业凭借经客户签字的PI，成功追责因买方临时修改规格导致的库存损失。
三、PI vs. CI：关键区别不可混淆
特征 | 形式发票 (PI) | 商业发票 (CI) |
开具时间 | 交易前/合同签订前 | 货物实际发运后 |
核心目的 | 确认细节、申请许可、触发预付款 | 财务结算、报关纳税、最终付款 |
法律属性 | 非正式财务单据 | 正式财务与税务单据 |
清关作用 | 进口前申请许可/外汇 | 进出口报关必备核心单据 |
税务属性 | 不用于税务申报 | 用于记账、退税、缴税 |
本质区别：PI是交易的“计划书”，CI是执行的“成果报告”。混淆两者将导致清关失败或收汇风险。
四、 专业PI必备的10大核心要素
1. 单据标题
必须在页眉醒目位置标注 “Proforma Invoice” 字样。
2. 买卖双方信息
(1) 卖方信息：公司全称、法定地址、税务登记号、联系方式
(2) 买方信息：需与清关资料完全一致，含完整公司注册地址
3. PI编号与日期
(1) 唯一编号规则（如PI2024US001）便于追踪
(2) 开具日期决定报价有效期起始点
4. 货物描述
(1) 品名需采用海关可识别的通用名称
(2) 强制标注HS编码（如欧盟清关要求6位以上）
(3) 包装细节包括总毛重/净重、材积（影响海运计费）
5. 价格条款
必须注明适用《国际贸易术语解释通则》版本（如CIF Rotterdam INCOTERMS® 2020），避免费用分担争议。
6. 付款条款
(1) 定金比例与支付截止日（如30% within 3 banking days）
(2) 尾款支付条件（如见提单复印件付款）
7. 交货信息
包含起运港/目的港代码（如SHA上海浦东机场）、最迟装运日
8. 银行账户
完整SWIFT代码及中间行信息（避免汇款延迟）
9. 有效期
明确标注“Valid until [日期]”应对汇率波动
10. 法律效力声明
尾部需注明：“买方签章/付款即视为接受全部条款”
结语
核心要点总结：PI管理三问三答
Q1：PI最核心的价值是什么？
作为法律效力的临时合同、启动交易的钥匙（定金/信用证依据）、规避风险的书面凭证。
Q2：哪些PI错误会导致重大损失？
HS编码错误引发海关扣货（如巴西罚款可达货值60%）
付款条款模糊致尾款拖欠（案例：15万美元延迟90天）
未标注“Proforma”属性被误作清关发票
Q3：如何确保PI有效性？
要素完整性（10大要素缺一不可）
单证一致性（与CI、提单等100%匹配）
动态维护（及时更新海关/银行新政）
